政府采購(gòu)編號(hào)：邵東財(cái)采計(jì)[2019]110

委托代理編號(hào)：HNXZ-2019-CZ-XMZB-1045

采購(gòu)人（全稱）：邵東市檔案館（甲方）

供應(yīng)商（全稱）：湖南琴海數(shù)碼股份有限公司（乙方）

根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》、《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及其他有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，就檔案信息化掃描采購(gòu)項(xiàng)目采購(gòu)的有關(guān)事項(xiàng)雙方簽訂本合同協(xié)議書。

一、工程期限及加工數(shù)量、價(jià)格、總金額

甲方工作人員清點(diǎn)本次掃描檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)約70萬頁，包括知青下放剩余56卷，所有改制企業(yè)憑證和文書檔案工資及職工花名冊(cè)，組織部、人事局、勞動(dòng)局、勞動(dòng)人事局文書檔案，兩市塘派出所檔案等。最終結(jié)算時(shí)以實(shí)際加工數(shù)量為準(zhǔn)。

1、工程期限：中標(biāo)簽訂合同后4個(gè)月內(nèi)完工并通過驗(yàn)收。

2、加工數(shù)量、單價(jià)及總金額：總金額19.592萬元（大寫：人民幣壹拾玖萬伍仟玖佰貳拾元整），項(xiàng)目按照實(shí)際加工量與對(duì)應(yīng)的單價(jià)結(jié)算。

二、數(shù)字化技術(shù)要求

1、檔案交接

檔案進(jìn)出庫(kù)交接嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫(kù)管理制度。雙方聯(lián)系人當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)案卷數(shù)量，填寫“檔案交接登記本”，有缺少、破損等情況注明，完成交接。此項(xiàng)工作由雙方項(xiàng)目實(shí)施負(fù)責(zé)人完成。

2、檔案整理

在檔案掃描之前，對(duì)待加工檔案實(shí)體進(jìn)行前處理，根據(jù)甲方要求對(duì)檔案案卷進(jìn)行拆卷、頁面處理、核頁、編頁、排序等工作；檔案案卷級(jí)和文件級(jí)條目著錄、目錄數(shù)據(jù)校對(duì)、補(bǔ)錄、目錄打印和建立數(shù)據(jù)庫(kù)及檢索系統(tǒng)。

3、檔案數(shù)字化

①數(shù)字化設(shè)備要根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)設(shè)備進(jìn)行掃描。掃描方式原則上采用圖紙專用掃描儀。

②數(shù)字化模式，要求對(duì)所有紙質(zhì)檔案均采用彩色模式進(jìn)行掃描。

③分辨率要求，文字檔案掃描分辨率為300dpi，特殊情況，如文字偏小、密集、清晰度較差等，應(yīng)適當(dāng)提高分辨率。

④根據(jù)前處理單，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，核對(duì)每份文件題名、實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件題名、頁數(shù)是否一致，如有不一致情況應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

4、圖像處理

①對(duì)掃描圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像完整無誤，并視需要對(duì)有問題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理。裁黑邊（不許裁檔案圖像內(nèi)的白邊）、排序等處理。

②對(duì)特殊處理的頁，標(biāo)識(shí)清楚。

5、圖像儲(chǔ)存

①存儲(chǔ)格式。所有檔案（包括紙質(zhì)、照片、底片）形成的圖像文件采用多頁P(yáng)DF彩色格式存儲(chǔ)。

②圖像文件命名。每一份PDF文件以相應(yīng)的檔號(hào)命名，文件夾命名應(yīng)與文件級(jí)目錄中的案卷號(hào)、檔號(hào)命名相一致。

6、后期整理裝訂

在完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復(fù)裝訂時(shí)，按照檔案原有的裝訂方向進(jìn)行，不可更換裝訂位置（如改右裝訂為左裝訂）；遵循“兩對(duì)齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對(duì)齊，檔案內(nèi)頁以下邊緣對(duì)齊；裝訂需采購(gòu)專用裝訂線進(jìn)行裝訂（裝訂線由加工單位提供），不可使用金屬或塑料裝訂物，如原始檔案中發(fā)現(xiàn)金屬或塑料裝訂物的應(yīng)予以剔除；保持檔案的排列順序不變，不倒頁、不得漏頁、錯(cuò)頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏、無破損。同時(shí)，案卷備考表上要詳細(xì)記錄案卷內(nèi)出現(xiàn)的漏號(hào)、缺號(hào)、重號(hào)、重頁、空白頁等增刪改情況，要求用黑色檔案專用水筆進(jìn)行書寫，字體要求工整、清潔，不準(zhǔn)出現(xiàn)涂改的情況。

7、數(shù)據(jù)掛接

數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為合格后，乙方向甲方免費(fèi)提供符合檔案綜合管理系統(tǒng)技術(shù)要求的軟件，進(jìn)行專業(yè)批量掛接，對(duì)比、剔除重復(fù)件，實(shí)現(xiàn)圖像文件與案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的批量、快速掛接；實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索，并加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等。要求掛號(hào)、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性達(dá)到100%。檢索系統(tǒng)要單機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索同時(shí)制作，為方便檢索，每份文件要有目錄，如花名冊(cè)之類的目錄要錄入所有成員名。人口普查資料要做到鍵入人名可直接檢索。

8、數(shù)據(jù)備份

數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，需完全符合檔案綜合管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，做到與甲方檔案綜合管理系統(tǒng)的無縫銜接，并將檔案數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)載到該系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)經(jīng)測(cè)試運(yùn)行正常后，乙方應(yīng)將目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字化加工成品數(shù)據(jù)導(dǎo)入到磁盤陣列等存儲(chǔ)介質(zhì)載體，以PDF數(shù)據(jù)格式實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)備份，保證檔案的安全利用。

9、檔案歸還

在數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，乙方必須對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、卷內(nèi)文件目錄、頁數(shù)與順序、文件狀況、裝訂要求等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究其法律責(zé)任；順序錯(cuò)誤、卷間文件顛倒等情況，乙方要重新進(jìn)行處理和無條件整改。歸還每批實(shí)體檔案時(shí)，乙方應(yīng)提供每批檔案掃描加工流程匯總報(bào)表和工作日志表，并隨同實(shí)體一起交接。同時(shí)應(yīng)配合檔案館指定的專人一起做好實(shí)體的清點(diǎn)交接工作，并做好移交記錄。

三、雙方的權(quán)利義務(wù)

①甲方提供加工場(chǎng)地，安裝全方位24小時(shí)監(jiān)控，項(xiàng)目完成后監(jiān)控資料交由甲方存檔；

②乙方的項(xiàng)目加工人員應(yīng)遵守甲方辦公場(chǎng)所的各項(xiàng)規(guī)章制度。

③甲方按合同規(guī)定的條款按時(shí)付款。

④乙方保質(zhì)保量按時(shí)完成檔案服務(wù)工作，在保質(zhì)期內(nèi)發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量缺陷，乙方負(fù)責(zé)返工或者采取補(bǔ)救措施，但因甲方使用、保管不當(dāng)引起的問題除外。

⑤乙方應(yīng)保證在服務(wù)過程中不會(huì)侵犯任何第三方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

⑥本項(xiàng)目作業(yè)過程中提供的或涉及的所有數(shù)據(jù)屬甲方擁有，乙方無權(quán)在技術(shù)要求規(guī)定之外自行處置數(shù)據(jù)，不得自行刪除、復(fù)制、修改、轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，不得以任何形式向第三方提供。

⑦乙方在加工過程中不得下載、留存、持有任何檔案信息，違者承擔(dān)法律責(zé)任并予以嚴(yán)厲經(jīng)濟(jì)處罰。

⑧甲方對(duì)乙方人員進(jìn)行身份審查和登記備案，并簽訂保密協(xié)議。

四、驗(yàn)收方式

甲方對(duì)乙方經(jīng)過自檢認(rèn)為質(zhì)量已經(jīng)符合規(guī)定要求的成果，每批以抽檢10%-20%質(zhì)檢的方式進(jìn)行驗(yàn)收，圖像（縮微或數(shù)字化）質(zhì)量完好率、目錄和文件命名正確率大于99%、目錄與圖像掛接正確率達(dá)到100%予以驗(yàn)收通過；抽檢合格率達(dá)不到的發(fā)回重做，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。

五、質(zhì)量保證及后續(xù)服務(wù)

①兩年的免費(fèi)質(zhì)保期服務(wù)（自驗(yàn)收合格之日起計(jì)算）。無論在質(zhì)保期內(nèi)還是質(zhì)保期滿后，中標(biāo)單位須對(duì)其實(shí)施的項(xiàng)目提供24小時(shí)技術(shù)服務(wù)，全方位響應(yīng)需求。2小時(shí)內(nèi)排除故障，無法解決的須在8小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，并最遲在第2個(gè)工作日內(nèi)排除故障。

②必須按照邵東市檔案館要求制定好培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容，并聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)邵東市檔案館相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。

③項(xiàng)目完成后，設(shè)備需清除所有數(shù)據(jù)，中標(biāo)單位備份硬盤數(shù)據(jù)2套移交給甲方，硬盤由甲方提供。

六、款項(xiàng)支付

簽訂合同后支付合同總金額的40%；完成項(xiàng)目全部工作且驗(yàn)收合格后，支付合同總金額的55%（按投標(biāo)單價(jià)結(jié)合實(shí)際完成數(shù)量計(jì)算）；剩余的5%作為質(zhì)保金，滿一年后無任何質(zhì)量問題無息支付。

七、違約責(zé)任

①甲方無正當(dāng)理由拒絕接受服務(wù)的，甲方向乙方支付合同款項(xiàng)百分之五作為違約金。

②乙方在簽訂合同后十五日內(nèi)未進(jìn)場(chǎng)正式工作的，乙方向甲方支付百分之五的違約金，同時(shí)合同作廢。

③乙方應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成工作，每逾期一天按總額萬分之三支付違約金。

④檔案掃描過程中不能出現(xiàn)掉頁、漏頁、不完整掃描，每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)罰款一百元。

⑤乙方不得泄密，每發(fā)現(xiàn)一次泄密事故，罰款一萬元。

八、不可抗力

①在合同有效期內(nèi)，任何一方因不可抗力事件導(dǎo)致不能履行合同，則合同履行期可延長(zhǎng)，其延長(zhǎng)期與不可抗力影響期相同。

②不可抗力事件發(fā)生后，應(yīng)立即通知對(duì)方，并寄送有關(guān)權(quán)威機(jī)構(gòu)出具的注明。

③不可抗力事件延續(xù)120天以上，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商，確定是否繼續(xù)履行、部分履行或不履行合同，雙方對(duì)此不提出賠償責(zé)任。

九、其他

1、雙方在執(zhí)行合同中所發(fā)生的一切爭(zhēng)議，應(yīng)通過協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可向邵東縣人民法院起訴。

2、本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，合同執(zhí)行期內(nèi)，乙方不得轉(zhuǎn)讓、變更或修改合同。

3、未盡事宜，雙方友好協(xié)商解決做出補(bǔ)充規(guī)定，補(bǔ)充規(guī)定與本合同具有同等法律效力。協(xié)商不成由甲方所在仲裁委員會(huì)提出仲裁。

4、本合同一式肆份，甲方貳份，乙方貳份。

5、其他未盡事宜，按照《中華人民共和國(guó)合同法》的有關(guān)規(guī)定。

【以下無正文，雙方簽字蓋章】

甲方（蓋章）：邵東市檔案館

法定代表人或委托代理人（簽字）：

地址：邵東縣宋家塘街道紅嶺路518號(hào)

聯(lián)系電話：0739-2721125

乙方（蓋章）：湖南琴海數(shù)碼股份有限公司

法定代表人或委托代理人（簽字）：

乙方地址：湖南省長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)隆平高科技園長(zhǎng)沖路99號(hào)

開戶銀行：中國(guó)建設(shè)銀行股有限公司長(zhǎng)沙福元路支行

乙方賬號(hào)：43001514061052501570

聯(lián)系電話：0731-88707748

日期：2020年7月30日

備案單位：邵東市政府采購(gòu)監(jiān)督管理辦公室

備案時(shí)間：2020年8月10日